Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie Miasta Helu.

Sprawy w Urzędzie Miasta Helu załatwiane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przy poszanowaniu zasad praworządności, terminowości oraz prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organu wykonawczego jakim jest burmistrz Helu.

Strona ma zapewniony czynny udział na każdym etapie postępowania oraz podjęcia działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonej sprawy.

Przy przyjmowaniu i załatwianiu spraw urząd opiera się w szczególności na uregulowaniach zawartych w przepisach:

• ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. Nr 98 z 2000r. poz. 1071 z późniejszymi zmianami),

• rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz.46),

• rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 112, poz. 1319 z póź. zmianami),

• regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Helu wprowadzonego zarządzeniem burmistrza Helu Nr 3A/2005 z dnia 15 luty 2005r wraz z późn. zmianami.

• instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Helu wprowadzonej zarządzeniem burmistrza Helu.

• ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tj z 2005r. Dz. U. nr 8, poz. 60 z późniejszymi zmianami),

• innych aktach prawnych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dokumentów przedstawionych przez stronę lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu
postępowanie. W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie urząd ma obowiązek zawiadomienia strony o przyczynach niedotrzymania terminu, wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Do terminu, w którym ma być wydana decyzja nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa do dokonania czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie służy stronie ponaglenie do organu wyższego stopnia - jeżeli sprawa nie została załatwiona przez burmistrza Helu - do:

Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Gdańsku  
www.sko.gdansk.pl  
Podwale Przedmiejskie 30
80-824 Gdańsk
tel. 58 301 12 26

1. System kancelaryjny Urzędu Miasta Helu (UM Helu).

Stosowany w UM Helu system kancelaryjny jest systemem kancelaryjnym dziennikowym rejestrowym, opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Korespondencja wpływająca do Urzędu Miasta Helu rejestrowana jest w sekretariacie Urzędu Miasta Helu (dziennik korespondencji wpływającej).
Kancelaria rejestruje wszystkie przesyłki w tym:
- dostarczone drogą pocztową i przesyłkami kurierskimi. - dostarczone bezpośrednio przez strony do Kancelarii Administracyjnej,
- dostarczone przez strony na stanowiska pracy w Wydziałach Starostwa.

Sekretariat mieści się w budynku przy ul. Wiejskiej 50 w Helu - I piętro.

Wpływającą korespondencję rejestruje się w Elektronicznym Obiegu Dokumentów „e-OBIEG”. System ewidencji „e-OBIEG” nadaje nr kancelaryjny pisma wpływającego tzw. „sygnaturę pisma” (np. 214/2009 co oznacza nr kolejny wpisu/cztery cyfry roku) oraz numer identyfikacyjny z systemu.

Korespondencja w dniu jej wpływu do sekretariatu przekazywana jest poprzez system Elektronicznego Obiegu Dokumentów „e-OBIEG” do burmistrza Helu lub zastępującego go zastępcy burmistrza Helu, sekretarza miasta w celu przydzielenia korespondencji do załatwienia przez właściwe referaty bądź stanowiska pracy.

Pracownicy merytoryczni wpływającej do burmistrza Helu korespondencji przydzielają znak sprawy i wpisują w tzw. jednolity rzeczowy wykaz akt.

W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie pojedynczych pism) w spisach spraw dołączonych do teczek akt spraw.

1.1. Przyjmowanie, dekretacja i rozdzielanie wpływów.

Korespondencję wpływającą przyjmuje sekretariat, a w wyjątkowych sytuacjach, bezpośrednio korespondencję wpływającą przyjmować mogą kierownicy komórek organizacyjnych lub pracownicy załatwiający sprawy merytorycznie, gdy do jej załatwienia potrzebne jest osobiste wyjaśnienie interesanta.
Prowadzi się dziennik korespondencyjny w celu rejestracji poszczególnych pism, poprzez wpisanie ich do dziennika.
Jeżeli wpływające pismo dotyczy co najmniej dwóch spraw, oryginał pisma jest przydzielany do załatwienia tej komórce organizacyjnej, w której następuje ostateczne załatwienie sprawy, zaś kopie pisma - pozostałym komórkom organizacyjnym.
Obieg dokumentacji w UM Helu odbywa się zasadniczo bez pokwitowań.

1.2. Zasadniczy obieg dokumentacji

Do zasadniczych etapów obiegu dokumentacji należy:
a) przyjmowanie otrzymanych z zewnątrz pism (wpływów) i nadawanie pismom sygnatury kancelaryjnej,
b) przesyłanie pism do dekretacji burmistrzowi Helu lub jego zastępcy, sekretarzowi miasta, skarbnikowi miasta,
c) rozdzielanie korespondencji przez sekretariat zgodnie z dekretacją burmistrza Helu,
d) rejestracja w spisach spraw, merytoryczne załatwienie,
e) przedkładanie projektów pism do aprobaty przełożonym, przedkładanie czystopisów do podpisu lub bezpośrednie sporządzanie odpowiedzi,
f) sporządzanie czystopisów odpowiedzi brulionowych, wysyłanie odpowiedzi na zewnątrz,
g) włączenie sprawy załatwionej do właściwej teczki akt spraw.

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt (zwany dalej wykazem akt) jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności UM Helu, zawierający archiwalną jej kwalifikację.

2.1. Wykaz akt ma budowę hierarchiczną i opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość funkcji UM Helu, a zarazem powstającej w związku z tym dokumentacji, może zostać podzielona na dziesięć klas pierwszego rzędu, oznaczonych symbolami jednocyfrowymi od 0 do 9. Każda z tych klas może zostać podzielona na dziesięć klas drugiego rzędu, oznaczonych symbolami dwucyfrowymi (np. od 00 do 09, od 10 do 19 itd.), powstałymi przez dodanie do symbolu klas pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej samej zasady wyłoniono hasła szczegółowe: trzeciego i czwartego rzędu.

W razie potrzeby mogą być tworzone hasła dalszych klas. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw stanowią zarazem tytuły teczek akt spraw.

Zmiany w wykazie akt wprowadza burmistrz Helu w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Gdańsku. 

Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej, wskutek tego dokumentacja jednorodna tematycznie pochodząca z różnych komórek organizacyjnych będzie posiadała to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać ją będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

Każda komórka organizacyjna UM Helu powinna sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej działalności wraz z symbolami liczbowymi i kwalifikacją archiwalną.

2.2. Czynności kancelaryjne wykonywane przez pracowników UM Helu na wszystkich stanowiskach pracy.

2.2.1. Ogólne, dotyczące całej jednostki organizacyjnej: pracownik sekretariatu (samodzielny referent ds. obsługi sekretariatu) do obowiązków, którego należy:
a) przyjmowanie i rozdzielanie otrzymanych z zewnątrz pism (wpływów),
b) wysyłanie odpowiedzi na zewnątrz.

2.2.2. Szczegółowe - w kwestiach merytorycznych: pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy, do obowiązków, których należy:
a) klasyfikacja spraw, łączenie pism w sprawy, a spraw w teczki spraw,
b) nadawanie pismom sygnatury kancelaryjnej oraz rejestracja w spisach spraw,
c) przygotowanie projektów pism i przedkładanie do aprobaty przełożonym oraz sporządzanie i przedkładanie czystopisów do podpisu lub bezpośrednie sporządzanie odpowiedzi,
d) przechowywanie dokumentacji do chwili przekazania do archiwum zakładowego.

2.2.3. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej założonej według haseł z wykazu akt, dla końcowej w ramach danej grupy spraw klasy.

Rejestracji podlegają sprawy zakwalifikowane jako materiały archiwalne, inne ważne dla funkcjonowania.
Sprawę rejestruje się jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną UM Helu. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Sprawy wymagające specjalnej formy rejestracji (ewidencji) nie podlegają rejestracji w spisach spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób unormowany dla tych spraw.

2.2.4. Cechą rozpoznawczą sprawy jest jej znak (sygnatura kancelaryjna), umieszczany w obrębie pieczątki wpływu dla pism przychodzących, a dla pism własnych zgodnie z formularzem.

Składa się on z czterech elementów: symbol literowy komórki organizacyjnej, hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, liczbę kolejna pod którą sprawa zostaje zarejestrowana w spisie spraw, dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto np. RO-0012-1/09).

2.2.5. Teczki spraw zakłada się z napływem spraw, zgodnie z wykazem akt. W zasadzie na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki ze spisami spraw. W razie znikomej ilości spraw powstałych w ciągu roku, można prowadzić teczki przez kilka lat, zakładając jednak na każdy rok nowy spis spraw.

Sprawę nie zakończoną w roku rejestracji załatwia się w roku następnym nie zmieniając dotychczasowego jej znaku i pozostawiając w dawnej teczce spraw. Wyjątek stanowi sprawa, do której wpłynie pismo w kolejnym roku, wówczas przenosi się ją do teczki spraw założonej w nowym roku i rejestruje ponownie, umieszczając w dawnym spisie spraw stosowną adnotację z nowym znakiem sprawy.

Teczka akt spraw powinna zawierać tylko sprawy zaklasyfikowane do danego hasła wykazu akt i w związku z tym o jednakowej kwalifikacji archiwalnej (jednakowym okresie przechowywania). Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce aktowej spraw dotyczących różnych haseł wykazu, a w zwłaszcza o różnej kwalifikacji archiwalnej. Wobec dużej ilości spraw teczka może być dzielona na tomy, tak, aby jej grzbiet nie przekraczał około pięciu centymetrów.

Pracownicy załatwiają sprawy w/g kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

Nadzór nad sposobem załatwienia spraw sprawuje burmistrz Helu, kierownicy referatów oraz sekretarz miasta.

3. Zasady pisemnego załatwienia sprawy.

3.1. Sprawy załatwiane są w formie pisemnej.

Każdą sprawę należy załatwiać osobnym pismem. Przy sporządzaniu pism należy przestrzegać formularza zawierającego następujące elementy:
a) dane adresowe własne,
b) miejscowość i datę sporządzenia odpowiedzi,
c) imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy oraz jego adres,
d) znak sprawy własny i liczba z dziennika korespondencji wychodzącej,
e) w przypadku odpowiedzi na wpływ: datę pisma wpływającego i znak sprawy nadawcy, liczba dziennika z korespondencji wpływającej i datę wpływu,
f) podpis w obrębie pieczęci określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko uprawnionego do podpisu,
g) inicjały pracownika sporządzającego pismo oraz jego nr telefonu i datę jego wykonania,
h) liczbę załączników i ilość arkuszy.

Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Helu.

Po załatwieniu sprawy należy złożyć akta sprawy niezwłocznie do właściwej teczki akt spraw.

Gdy treść pisma jest podawana do wiadomości innym osobom lub instytucjom niż adresat zasadniczy, pod treścią pisma po zwrocie "Otrzymują" albo "Do wiadomości" wymienia się te osoby, instytucje.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian